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サラリーマンが特に実践すべき『効率的に会議をすすめる』7つの方法

今回はサラリーマンなら誰もが思う話を。

「会議」というのは仕事をしている限り、小なり大なりあると思います。そして誰もが無駄な会議はしたくないはずです。でも実際は、ただただ時間を浪費するだけの無駄な会議が多く存在します。

今回はそんな無駄な会議が多くて困っているあなたに、効率的に会議を行うための7つのステップを紹介します。

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1.ほんとーに必要な会議のみ行う

あなたは、うすうすは感づいていると思いますが、世の中の大半の会議は無駄なもばかりです。そして無駄な会議は組織の生産性を大きく下げます。もしあなたが会議の開催者であるのならば、次のことをよく理解・検討した上で会議開催をしてみてください。

✔ メール・電話で済ませられないか
✔ 情報共有だけの会議は無駄
✔ 会議は議論する場。雑談は休憩時の喫煙場で。
✔ 定例会議はほぼ無駄

2.出席者は必要な人のみにする

人が多いほど、議論は進まなくなります。関係”ありそうな人”を全部呼ぶことほど、無駄なことはありません。

例えば1時間の会議に4人呼ぶのと、8人呼ぶのでは、トータルで4時間分=1人の半日分の業務時間に匹敵します。ホントに必要な人だけ呼ぶことが、費用対効果にあらわれます。

また決定権を持たない人だけ会議をするのも無駄です。往々にして、決定権を持っている人に後で報告すると却下され、その会議自体が時間のムダだったってことはよくあります。

✔ 関係ありそうな人を全て呼んではいけない
✔ 恐らく発言しないであろう人=呼ぶ必要なし
✔ 決定権ない人ばかり集めてはいけない

3.事前準備は入念に

会議時間を無駄に伸ばさないために、事前準備はしっかりしておき、その場はテキパキ進めましょう。そして決めないといけない議題は事前に明確にしておき、自分なりに結論を持っておくと、スムーズに議論が進みます。

✔ 資料は事前配布
✔ 決めないといけないことを最初に明確にしておく

4.時間を決めて開催する

会議は最大30分にすること。それ以上はダラダラ議論しても、結論がでないことがほとんどです。

5.はじめに議題を具体的に示す

まず会議のスタートで、今回の議題を明確にして、決めないといけないことを知らせておくこと。そうすることによって話がそれるのを防ぐことができるし、結論が曖昧なまま終了し「また次回」なんてことを回避できます。

6.会議は結論で終わらすのではなく、次どうするかを決める

会議の最終的な目的は「結論を出すこと」ではなく「次の行動を明確化すること」です。

✔ 誰が(who)
✔ いつまでに(when)
✔ 何をするか(do)

7.必ず議事録を残す

必ず会議をするときは議事録を残すことです。そうしないと必ず後で言った言わないの水掛け論になり、再会議になりかねません。

また議事録も無駄に時間をかけてはいけません。どうせ議事録をじっくりと読む人はいないのだから、最低限の内容で良いはずです。体裁にこだわる必要もなく、箇条書きで十分です。もし社内のルールや空気感があるときには、使いまわせるフォーマットを用意しておき、そこにはめ込みましょう。

議事録は、
1. 議題
2. 会議で挙がった主要な対策案・アイデア
3. 結論
4. 決定理由と懸念(メリット・デメリット)
5. 次のステップ(誰が、いつまでに、何をするか)

さいごに

以上の7ステップを守れば、無駄な会議は随分と減るはずです。会議の無駄がなくなれば、その分の時間・労力を、各個人の生産活動に充てられます。

無駄な会議をしているなと自覚しているあなたは、以下の佐藤可士和さんの本がオススメです。

主なトピックスをあげると。
✔ 発言しないなら参加するな。
✔ 目的を明確にせよ。
✔ 「その場」で新しいことを考えろ。
✔ 「仕切り役」がいない打ち合わせは最悪。

非常にわかりやすく、そしてぼくらサラリーマンをおもいっきしぶった切ってます。笑
是非一読してみて下さい。会議で苦労しているあなたには、ためになるはずです。